lintaspriangan.com, BACAAN PEJABAT. Ada satu pertanyaan yang sangat akrab di banyak kantor pemerintah setelah sebuah kegiatan selesai: “Sudah diposting?”
Pertanyaan itu tidak salah. Kegiatan pemerintah memang perlu dipublikasikan. Warga perlu tahu bahwa program berjalan, layanan bergerak, dan pemerintah hadir. Di era digital, absen dari ruang publik bukan pilihan yang bijak.
Namun, pertanyaan itu belum cukup.
Sebab, komunikasi pemerintah tidak berhenti ketika foto sudah naik, caption sudah tayang, dan akun resmi terlihat aktif. Dalam ruang digital yang bergerak cepat, pejabat perlu naik kelas dari sekadar memastikan kegiatan diposting menjadi memastikan pesan publiknya benar-benar terarah.
Di sinilah kompetensi komunikasi pejabat diuji.
Pejabat yang komunikatif tidak hanya bertanya, “Sudah diposting?” Ia juga bertanya, “Apa pesan utama yang ingin dipahami warga?” “Apa manfaat kegiatan ini bagi publik?” “Apa yang harus dilakukan masyarakat setelah membaca informasi ini?” “Apakah ada bagian yang berisiko disalahpahami?” “Apakah admin sudah diberi bahan yang cukup?”
Pertanyaan-pertanyaan itu terlihat sederhana. Namun, dari sanalah kualitas komunikasi pemerintah mulai dibentuk.
Contoh Kasus: Admin Diberi Foto, Tapi Tidak Diberi Arah Pesan
Bayangkan sebuah OPD selesai menggelar kegiatan penting. Program itu sebenarnya strategis. Ada perubahan layanan, ada target masyarakat yang jelas, dan ada manfaat yang perlu diketahui publik.
Setelah acara selesai, dokumentasi dikirim ke admin. Isinya puluhan foto. Ada foto pejabat membuka kegiatan, foto sambutan, foto peserta, foto spanduk, foto narasumber, dan foto bersama.
Lalu pejabat bertanya, “Sudah diposting?”
Admin menjawab, “Siap, segera.”
Masalahnya, admin hanya menerima foto. Tidak ada catatan tentang pesan utama. Tidak ada penjelasan singkat tentang mengapa kegiatan itu penting. Tidak ada informasi tentang manfaat bagi warga. Tidak ada arahan bagian mana yang harus ditekankan. Tidak ada bahan tentang tindak lanjut setelah kegiatan.
Akhirnya, admin menulis caption dengan pola aman: OPD telah melaksanakan kegiatan dalam rangka peningkatan pelayanan kepada masyarakat. Kegiatan diharapkan dapat meningkatkan sinergi, kolaborasi, dan kualitas layanan.
Kalimatnya tidak keliru. Tetapi juga tidak cukup membantu.
Publik kemudian hanya tahu bahwa ada kegiatan. Mereka tidak tahu apa yang berubah. Mereka tidak tahu manfaatnya. Mereka tidak tahu apakah layanan akan lebih cepat, syarat akan lebih mudah, kanal aduan akan diperbaiki, atau ada program baru yang bisa diakses.
Di mata internal, kegiatan sudah dipublikasikan. Di mata publik, pesan utamanya belum tentu sampai.
Masalah seperti ini sering terjadi bukan karena admin tidak mampu menulis. Sering kali masalahnya lebih hulu: pejabat dan bidang teknis belum memberi arah komunikasi yang jelas.
Admin diminta memoles panggung, tetapi tidak diberi naskah pertunjukan. Ya akhirnya yang muncul hanya lampu menyala, sementara ceritanya masih kabur.
Bedah Masalahnya: Pejabat Harus Menjadi Pengarah Makna
Dalam tata kelola komunikasi pemerintah, pejabat tidak harus menjadi orang yang menulis semua unggahan. Tidak harus memilih semua foto. Tidak harus ikut berdebat apakah desain harus biru tua atau biru yang agak “lebih dinas”. Itu bisa berubah menjadi sidang kecil perkara warna.
Namun, pejabat perlu memberi arah makna.
Arah makna adalah inti pesan yang harus dipahami publik dari sebuah kegiatan, program, kebijakan, atau layanan. Tanpa arah makna, komunikasi OPD mudah berubah menjadi dokumentasi rutin. Banyak kegiatan tampil, tetapi sedikit pesan yang tinggal di kepala warga.
Di sinilah perbedaan antara dokumentasi, publikasi, dan komunikasi.
Dokumentasi mencatat bahwa kegiatan terjadi. Publikasi menyebarkan bahwa kegiatan terjadi. Komunikasi menjelaskan mengapa kegiatan itu penting, apa manfaatnya, siapa yang terdampak, dan apa yang perlu dilakukan publik.
Jika pejabat hanya bertanya “sudah diposting?”, maka yang diperiksa baru tahap publikasi. Tetapi jika pejabat bertanya “pesan apa yang ingin dipahami warga?”, maka yang dibangun adalah komunikasi.
Kompetensi komunikasi pejabat bukan berarti pejabat harus mahir membuat desain, menguasai semua algoritma media sosial, atau menulis caption seperti content creator profesional. Kompetensi komunikasi pejabat berarti mampu memberi arah: mana informasi yang penting, mana yang harus dijelaskan, mana yang sensitif, mana yang perlu diprioritaskan, dan mana yang harus dijaga agar tidak menimbulkan salah tafsir.
Dalam komunikasi pemerintah, pesan tidak boleh dibiarkan lahir dari tebakan admin. Pesan harus lahir dari pemahaman kelembagaan.
Admin bisa mengolah bahasa. Tim desain bisa mengemas visual. Pengelola website bisa menyiapkan rujukan. Humas bisa membantu distribusi. Tetapi pejabat dan bidang teknis tetap perlu memberi isi: apa substansinya, apa konteksnya, apa manfaatnya, dan apa batas penjelasannya.
Tanpa itu, komunikasi OPD akan tampak aktif di permukaan, tetapi rapuh di dalam. Banyak unggahan, tetapi tidak ada benang merah. Banyak foto, tetapi tidak ada pesan utama. Banyak kegiatan, tetapi publik sulit menangkap arah.
Salah Kaprah dan Praktik Seharusnya
Salah kaprah pertama adalah menganggap pejabat cukup memastikan konten sudah tayang. Dalam pola ini, ukuran keberhasilan komunikasi hanya dilihat dari ada atau tidaknya unggahan. Jika sudah diposting, dianggap selesai.
Praktik seharusnya, pejabat memastikan konten memiliki pesan utama. Sebelum dipublikasikan, perlu jelas apa inti informasi yang ingin dibawa ke publik. Apakah tentang perubahan layanan? Manfaat program? Ajakan partisipasi? Klarifikasi isu? Edukasi warga? Tanpa pesan utama, unggahan hanya menjadi catatan kegiatan.
Salah kaprah kedua adalah menyerahkan seluruh tafsir kegiatan kepada admin. Admin diberi foto dan diminta membuat narasi sendiri. Padahal, admin belum tentu memahami substansi program, konteks kebijakan, risiko isu, atau batas informasi yang boleh disampaikan.
Praktik seharusnya, setiap kegiatan penting disertai bahan komunikasi singkat. Tidak perlu panjang. Cukup memuat apa kegiatan itu, mengapa penting, siapa sasarannya, apa manfaatnya, apa tindak lanjutnya, dan informasi apa yang perlu diketahui publik. Dari bahan itulah admin menyusun konten.
Salah kaprah ketiga adalah menganggap caption resmi otomatis aman. Banyak caption pemerintah terdengar formal, tetapi tidak menjelaskan apa-apa. Isinya penuh kalimat umum: meningkatkan sinergi, memperkuat kolaborasi, mengoptimalkan pelayanan, dan mendorong komitmen bersama. Semua terdengar baik, tetapi publik masih bertanya: lalu saya harus tahu apa?
Praktik seharusnya, bahasa resmi tetap harus membawa informasi konkret. Jika ada layanan berubah, jelaskan perubahannya. Jika ada program baru, jelaskan sasarannya. Jika ada kebijakan penting, jelaskan dampaknya. Kalimat indah boleh, tetapi jangan sampai menutup informasi yang seharusnya terang.
Salah kaprah keempat adalah mengira komunikasi hanya urusan setelah kegiatan selesai. Banyak OPD baru memikirkan publikasi ketika acara sudah berakhir. Akibatnya, tim komunikasi hanya bekerja dari sisa bahan: foto, daftar hadir, dan sedikit kutipan sambutan.
Praktik seharusnya, komunikasi direncanakan sebelum kegiatan. Sebelum acara dimulai, tim sudah tahu pesan utama, target publik, kanal yang dipakai, format konten, dan tindak lanjut setelah acara. Dengan begitu, publikasi tidak terasa dadakan.
Salah kaprah kelima adalah menilai komunikasi hanya dari respons permukaan. Jika ada like, dianggap berhasil. Jika tidak ada komentar negatif, dianggap aman. Padahal, publik bisa saja tidak paham tetapi juga tidak bertanya. Bisa saja diam karena tidak merasa dekat dengan kanal resmi.
Praktik seharusnya, pejabat meminta laporan sederhana: apa respons publik, pertanyaan apa yang muncul, apakah ada kebingungan, apakah perlu konten lanjutan, dan apakah pesan utama sudah terbaca. Dari situ, komunikasi bisa diperbaiki.
Apa yang Perlu Dilakukan Pejabat?
Pejabat tidak perlu mengambil alih kerja teknis admin. Yang perlu dilakukan adalah memperbaiki pertanyaan pengarah.
Sebelum bertanya “sudah diposting?”, pejabat bisa mulai bertanya: “Apa pesan utama kegiatan ini?”
Pertanyaan itu akan memaksa tim melihat substansi, bukan hanya dokumentasi. Dari sana, komunikasi bisa bergerak lebih rapi.
Pejabat juga perlu membiasakan memberi bahan singkat kepada tim komunikasi. Misalnya tiga sampai lima poin saja: tujuan kegiatan, manfaat bagi publik, perubahan yang perlu diketahui, pihak yang terdampak, dan tindak lanjut. Bahan sederhana seperti ini bisa menyelamatkan caption dari kalimat kosong.
Selain itu, pejabat perlu membedakan mana kegiatan yang cukup didokumentasikan dan mana yang harus dijelaskan secara serius. Tidak semua kegiatan membutuhkan artikel panjang. Tetapi kegiatan yang menyangkut layanan, bantuan, kebijakan, pungutan, jadwal, risiko, atau perubahan prosedur harus diberi penjelasan yang lebih utuh.
Pejabat juga perlu mendorong komunikasi yang berorientasi pada warga. Setiap kali ada kegiatan, tanyakan: warga mendapat apa dari informasi ini? Apakah mereka akan lebih paham? Apakah mereka akan lebih mudah mengakses layanan? Apakah mereka tahu ke mana harus bertanya? Apakah ada kebingungan yang bisa dicegah?
Pertanyaan seperti itu membuat komunikasi pemerintah lebih berguna.
Dalam jangka panjang, pejabat juga perlu membangun kebiasaan evaluasi. Setelah konten tayang, jangan hanya melihat apakah sudah muncul di feed. Lihat juga apakah publik memberi respons. Apakah komentar menunjukkan kebingungan? Apakah ada pertanyaan berulang? Apakah perlu dibuat FAQ? Apakah website perlu diperbarui? Apakah petugas layanan perlu diberi informasi yang sama?
Dengan begitu, komunikasi tidak berhenti sebagai aktivitas unggah. Ia menjadi siklus kerja: merencanakan pesan, menyampaikan informasi, membaca respons, lalu memperbaiki penjelasan.
Penutup: Pejabat Komunikatif Mengarahkan Pesan, Bukan Hanya Mengecek Postingan
Pertanyaan “sudah diposting?” tetap perlu. Tetapi pejabat yang ingin komunikasinya lebih matang tidak boleh berhenti di sana.
Sebab, posting hanya membuat kegiatan terlihat. Pesan yang jelas membuat kegiatan dipahami.
Pejabat yang komunikatif bukan pejabat yang paling sering muncul dalam unggahan. Bukan pula yang paling rajin meminta semua kegiatan diposting. Pejabat yang komunikatif adalah pejabat yang mampu memastikan setiap informasi punya arah, setiap kegiatan punya makna, dan setiap pesan membawa manfaat bagi publik.
Di ruang digital, pemerintah tidak cukup hanya tampil.
Pemerintah perlu menjelaskan.
Dan penjelasan yang baik hampir selalu dimulai dari pejabat yang tidak puas hanya dengan satu pertanyaan: “Sudah diposting?”
Disarikan dari Modul Tata Kelola Komunikasi Digital Pemerintah Daerah terbitan PT Jaringan Media Priangan
Bacaan Pejabat lainnya:
